Bij heel veel organisaties is in het huisstijlformat voor brieven de onderwerpregel opgenomen, aangeduid als ‘Onderwerp:’ of ‘Referte’. Veel mensen zien het als een verplicht onderdeel waar je nou eenmaal niet om heen kunt, omdat de huisstijl het voorschrijft. Snel wat invullen dus, dan heb je dat ook al weer gehad.
Belangrijk
Toch is de onderwerpregel belangrijker dan je denkt. De regel neemt een voorkeursplaats in omdat hij bovenaan staat, nog voor de tekst. Dat betekent dat het oog van de lezer er gegarandeerd op valt. Onderzoek heeft uitgewezen dat een goed geformuleerde onderwerpregel effect heeft op de aantrekkelijkheid en de begrijpelijkheid van de brief (Burks, J.(2012) Faculty of Humanities Bachelor thesis). De onderwerpregel bepaalt de toon van je brief. Na ‘Wie jarig is …’ is je tone-of-voice anders dan na ’25-jarig jubileum’.
Besteed aan dit gedeelte van je brief daarom iets meer aandacht dan je wellicht gewend bent. En doe je voordeel met onderstaande tips.
Tips onderwerpregel
- Houd de informatie kort, simpel en duidelijk.
- Maak direct duidelijk wat de lezer aan je brief heeft.
- Zorg ervoor dat de lezer aangespoord wordt om verder te lezen (doorleesstimulus).
- Schrijf naar de lezer toe. Het gaat er niet om wat jij belangrijk vindt. Juist het belang van de lezer staat centraal.
- Kijk ook naar het doel van je brief. Wil je de lezer informeren (weten)? Moet de lezer een positieve houding ontwikkelen (vinden)? Of moet hij tot actie overgaan (doen)?
Weten:
Dus niet: aflevering
Maar wel: aflevering keuken
Beter nog: aflevering van uw keuken
Weten en vinden:
Dus niet: klacht
Wel: afhandeling klacht
Beter nog: uw klacht is afgehandeld
Weten en vooral vinden:
Dus niet: sollicitatie
Wel: werken bij Albert Heijn
Beter nog: uw inkoopafdeling nog sterker
Vinden en vooral doen:
Dus niet: we bestaan 25 jaar
Wel: feestje voor de klanten
Beter nog: hef het glas met ons
Doen:
Dus niet: lente-actie
Wel: profiteer van de lente-actie
Beter nog: gratis tanken, dat wilt u toch ook