De gemiddelde lezer houdt van gemak. Hij leest graag korte teksten of teksten die makkelijk te lezen zijn en een mooie opbouw hebben. Hij haakt af wanneer hij in korte tijd veel informatie te verwerken krijgt. Bij opsommingen ligt het gevaar van een te hoge informatiedichtheid op de loer.
Snel overzicht
Opsommingen zijn bedoeld om de lezer snel overzicht van een aantal belangrijke zaken te geven. Je zet voor hem de informatie letterlijk en figuurlijk op een rij. Service van de zaak dus.
Voorbeelden
Voorbeeld 1
Rolluiken hebben vier voordelen:
- Ze gaan lang mee
- Ze werken inbraakpreventief
- Ze zijn goedkoop
- Ze passen bij elk pand
De opsomming bestaat uit vier leden die elk niet meer dan vijf woorden bevatten. Prima te bevatten voor de lezer.
Voorbeeld 2
Dit beleid heeft tot gevolg:
- dat mensen zich minder snel ziek melden,
- dat ‘gezondheid’ ook op andere afdelingen speerpunt is,
- dat extra geld uitgetrokken wordt voor ‘de gezonde werknemer’.
Slechts drie leden. Ze zijn wel langer dan die in de vorige opsomming, maar toch is de informatiedichtheid acceptabel.
Voorbeeld 3
Zo’n beslissing heeft tot gevolg:
- dat deze apparatuur zeer snel, zeker binnen drie maanden, afgeschreven is en door adequate mechanische alternatieven vervangen zal moeten worden;
- dat het personeel omgeschoold zal moeten worden, gezien de totaal andere bedieningsfilosofie achter de Oosterse mechaniekjes;
- dat er de eerste drie maanden op halve kracht ingewerkt zal moeten worden.
Hier wordt het de lezer moeilijk gemaakt. De opsomming telt weliswaar slechts drie leden, maar dat zijn wel complete en lange zinnen.
Voorbeeld 4
Dat leidt tot de volgende acties:
– Beleid ontstaat op de werkvloer
– Iedereen voelt zich eigenaar
– Goede ideeën worden beloond
– De organisatie wordt aanzienlijk platter
– De slagvaardigheid wordt vergroot
– Het personeelsbeleid richt zich op talentontwikkeling
– De budgetten voor research en development gaan fors omhoog
– De werknemers kunnen flexwerken
– De organisatie gaat voor het predicaat ‘duurzaam ondernemen’
De leden van de opsommingen zijn weliswaar niet lang, maar het zijn er wel negen. Grote kans dat de lezer halverwege stopt met lezen. De informatiedichtheid is te hoog.
Voorbeeld 5
Voordelen van de nieuwe situatie:
– Alle informatie is centraal verzameld, zodat er efficiënter kan worden gewerkt. Dit geldt ook voor de kosten van de projecten.
– Op deze manier is er meer contact mogelijk tussen de betrokken afdelingen, met name tussen de offerte- en de contractafdeling. Zelfs inkoop profiteert ervan.
– Er is meer controle mogelijk op de vervaardiging van de offertes in verschillende stadia. Van acquisitie tot ondertekening van de koopovereenkomst.
– In de komende beleidsperiode gaan alle afdelingen meer sturen op kostenbeheersing. Ze leggen elk kwartaal de resultaten voor aan de directie.
Voor je met lezen begint zie je het al. Veel te veel informatie in een kort stuk tekst. Alle leden bestaan uit twee zinnen en dat staat haaks op de bedoeling van de opsomming.
Hoe los je het op?
Voorbeeld 5 – oplossing
Voordelen van de nieuwe situatie:
– Alle informatie is centraal verzameld.
– Er is meer contact mogelijk tussen de betrokken afdelingen.
– Er is meer controle op de vervaardiging van de offertes.
– Afdelingen gaan meer sturen op kostenbeheersing.
De nieuwe manier van informatieverzameling leidt tot een hogere efficiency. Ook leiden de contacten tussen offerte- en de contractafdeling tot een efficiëntere inkoop. Verder is er meer grip op het offertetraject. Ten slotte leggen alle afdelingen de resultaten voor aan de directie.
Conclusie
De opsomming blijft beperkt tot de hoofdzaken. De bijkomende voordelen worden in gewone zinnen uitgelegd. De lezer krijgt de informatie aangeboden in twee alinea’s die in stijl variëren.