Laatst las ik de volgende hulpkreet op een facebookpagina.
Ik ben een beetje zoekende naar een goede begeleidende tekst in mijn offertes. Als ik alleen mijn prijs noem, is de reactie steevast “oh wat duur” en “we kijken nog even verder”. Hoe kan ik de klant ervan overtuigen dat ik mijn geld waard ben?
Misschien heeft deze vrager iets aan de volgende tips.
1. Luister en vraag door
Je offerte wordt echt onderscheidend als je de klant oplossingen aandraagt waar hij zelf nog niet aan had gedacht. Stel de klant dus alle relevante vragen, zodat je hem zo goed mogelijk kunt helpen.
Meestal komt de aanvraag bij je binnen via:
- de telefoon. Zorg dat je een aantal standaardvragen bij de hand hebt. (Wanneer hebt u het nodig? Hoe wilt u het ontvangen?) Houd altijd pen en papier bij de hand. Luister goed, vat samen en vraag door (LSD-methode: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen). Schrijf alles op, ook letterlijke uitspraken van de klant. Achteraf zie je wel of je ze gebruikt.
- een mailtje. Print de mail en markeer alles wat maar enigszins van belang kan zijn. Bereid eventuele vragen goed voor. Bezoek de website van de aanvrager en bekijk wat hij precies doet. Bel hem vervolgens op en stel alle vragen die noodzakelijk zijn voor een goede offerte. Denk aan de LSD-methode, maar leg het er niet te dik op. Schrijf weer alles op.
- een brief. Hetzelfde als de mail, alleen is deze al geprint.
2. Maak een slimme samenvatting
Nu beschik je over alle informatie die je nodig hebt om jouw extra waarde aan te tonen. Vat al die informatie samen in een of twee alinea’s. Gebruik eventueel een opsomming.
U vroeg mij een voorstel te doen voor het leveren van een nieuwe kantoorinrichting. De huidige inrichting is uit 1999 en is dringend aan vervanging toe. Daarbij zijn voor u de volgende punten van belang:
1. U wilt de huisstijlkleuren zoveel mogelijk handhaven, maar wel met ‘een flinke opfrisbeurt’, zoals u zei.
2. De vloeroplossing moet duurzaam zijn, geschikt voor kantoorstoelen en eenvoudig te reinigen.
3. De raambekleding moet privacy garanderen en toch genoeg licht doorlaten.
4. Voor het meubilair ontvangt u graag een afzonderlijk voorstel.
U noemde de periode september-oktober 2015 als gewenste inrichtingsperiode. Ook is voor u van belang dat er goed overleg is met andere leveranciers, o.a. de schilder en de leverancier van de verlichting.
In de volgende alinea van je offerte draag jij natuurlijk jouw oplossingen en suggesties aan voor die vragen. Jij bent immers de expert. Dat bewijs je met je antwoorden.
En dit alles bij elkaar is de echte waarde van je aanbod. Dat is nog eens wat anders dan euro’s.
3. Maak gebruik van citaten
Wees niet bang om een van de uitspraken van de aanvrager aan te halen. Dat is heel persoonlijk en toont aan dat je goed hebt geluisterd.
“Ik ben op zoek naar een praktische oplossing voor de ramen”, zei u tijdens ons telefoongesprek.
Waarom helpt dit allemaal?
Een dergelijke offerte laat duidelijk zien dat jij oprechte belangstelling hebt voor de vraag of het probleem van de klant. Jij snapt wat hij lastig of moeilijk vindt. Waar hij tegenop ziet misschien wel. En jij wilt samen met hem naar een goede oplossing zoeken. De kans dat de aanvrager deze zorgvuldigheid laat meewegen in zijn beslissing is heel groot.
In een brief zonder deze vorm van dienstverlening vooraf is het alleen de prijs die telt.
Jouw brief stijgt daar ver bovenuit. Want jij toont aan wat je waard bent.