Het is zo’n kleine moeite
Je bent korte of langere tijd afwezig van je werk en dat wil je de rest van de wereld graag laten weten. Een out-of-officebericht ofwel afwezigheidsmelding is dan de ideale oplossing.
Maar met veel van die berichten schiet de ontvanger helaas weinig op.
Helaas kan ik uw e-mail niet beantwoorden.
Ik ben afwezig tot 6 januari. Ik heb in deze periode geen toegang tot mijn e-mail.
Dit is een automatisch antwoord. Ik ben afwezig tot 18 juli.
Op 12 september hoop ik er weer te zijn, daarna zal ik uw mail beantwoorden.
Ik ben afwezig. Maandag 18 mei hoop ik weer achter mijn bureau te zitten.
En toch is het zo’n kleine moeite om wat meer aandacht te schenken aan zo’n kort berichtje. Je doet er de lezer een groot plezier mee. De persoon die de mail stuurt neemt immers niet voor niets contact op. Hij heeft een vraag, jij bent er niet en hij vraagt zich af waar hij wél terecht kan. Je moet hem daarom zoveel mogelijk houvast bieden.
Tips voor een nuttig afwezigheidsbericht
- (Begin eventueel met een aanhef.)
- Bedank je lezer voor zijn bericht.
- Vermeld waarom je afwezig bent.
- Vertel tot wanneer je afwezig bent.
- Verwijs door naar een collega en vermeld zijn/haar naam.
- Geef aan hoe en wanneer ze je collega kunnen bereiken.
- (Sluit eventueel af met een groet en je naam.)
- Vermijd het werkwoord ‘hopen’.
Voorbeeld
Beste lezer,
Bedankt voor uw mail. Ik ben op vakantie van dinsdag 12 mei tot en met woensdag 27 mei.
Vanaf donderdag 28 mei ben ik weer aanwezig en dan beantwoord ik uw mail zo snel mogelijk. Duurt dat te lang of heeft u een dringende vraag? Neem dan gerust contact op met mijn collega Sandra de Wit. Zij is op werkdagen bereikbaar via 06 12 34 56 78. U kunt haar ook een mail sturen: sdewit@bedrijfsnaam.nl.
Met vriendelijke groet,
Johan Vrijeveld
Nog een tip
Vermijd frivool taalgebruik. Je bewijst er de ontvanger echt geen dienst mee. Het wekt hoogstens irritatie op, zeker wanneer hij jou niet kent.
Als u dit leest, lig op een warm strand aan de Spaanse kust.
Ik vind dat ik het verdiend heb. Vakantie!
Wij zijn vandaag voor u onze kennis aan het vergroten.