Mailen is aan de orde van de dag. Ongetwijfeld ontvang je dagelijks tig e-mails in je inbox, en mail je er zelf ook vrolijk op los. Maar we schrijven niet altijd even zorgvuldig en gepast. Heus niet altijd met opzet, maar een in de haast geschreven mail kan verkeerd overkomen bij je ontvanger. En dat is vervelend. Houd je in ieder geval aan de zes eisen van zakelijke communicatie. Ze zijn verwerkt in onderstaande tien tips:
1. Geef je mail een heldere onderwerpregel mee
Geef je lezer een goede reden om de mail te openen. Bovendien, als je ontvanger een week later nog eens door zijn mailbox scrolt, moet hij meteen weer weten waar de mailwisseling over ging. Daar zorgt je onderwerpregel voor.
2. Wees beleefd
Begroet je ontvanger eerst even. En zorg in de rest van je mail ook voor een persoonlijke benadering. Wel op een manier die past bij de relatie die je met je ontvanger hebt natuurlijk. Heeft je lezer iets voor jou gedaan? Bedank hem dan even. Kortom, vergeet ook bij het schrijven van e-mails je manieren niet.
3. Wees duidelijk
Wat is je boodschap en wat moet de ontvanger daarmee? Kom gauw ter zake. Want je ontvanger heeft vast en zeker nog meer ongelezen mails die hij moet openen.
4. Bied overzicht
De lezer moet in korte tijd je tekst kunnen lezen. Maak daarom gebruik van lijstjes en schrijf korte alinea’s. Ga uit van het motto: schrijven is schrappen. Schrijf geen langere mail dan nodig.
5. Val mensen niet lastig
Stel geen onnozele vragen waarvan je het antwoord zelf kan achterhalen. Je wilt anderen niet onnodig lastigvallen met een volle mailbox. Eerst even Googelen dus. Leg ook je problemen niet bij een ander neer. Jij vindt het ook niet prettig als ze hun problemen bij jou over de schutting gooien.
6. Gebruik de juiste toon
De toon van een tekst is een vaak onderschat fenomeen. Je kunt je lezer er volledig mee inpakken, maar je kunt hem ook van je wegjagen.
7. Schrijf foutloos
Hoe weinig tijd je ook hebt, besteed zorg aan je e-mails. Laat collega’s, docenten of andere relaties merken dat je ze serieus neemt. En bovendien wil je zelf ook professioneel overkomen. Lees je mail dus nog even goed door voordat je op verzenden klikt.
8. Check je bijlagen
Hoe vaak ontvang je zelf vervolgmails met ‘oeps, bijlage vergeten’? Check altijd je bijlagen, dan hoeft dat jou niet te overkomen. Stuur ook niet te veel bijlagen mee, want dat is onoverzichtelijk. En zorg dat de bijlagen een duidelijk herkenbare naam hebben.
9. Kies een gepaste afsluiting
Vergeet je vaak in de haast, maar is wel zo netjes.
10. Neem het medium serieus
Vooral als je zakelijk mailt. Bij zakelijke communicatie horen geen smileys. Schrijf ook niet met capslock aan (klinkt als SCHREEUWEN), en vermijd overmatig gebruik van uitroeptekens. Je bent immers niet aan het chatten.
Mis je een tip? Laat het weten in een reactie hieronder, dan voegen we hem misschien wel toe.
