Een van de zes eisen van zakelijke communicatie is die van gepastheid. Je tekst komt goed over wanneer je de doelgroep op de juiste manier aanspreekt en benadert. Vriendelijk, zorgvuldig en correct dus, niet het tegenovergestelde. Zo ontving ik eens een brief over een verhuizing. In die brief was mijn naam verkeerd gespeld, werd de concurrent vervelend weggezet, kregen de banken een trap na en maakten ze een grap ten koste van hun eigen leveranciers. Het enige wat goed was, waren zijzelf. Over ongepast gesproken …
Waar moet je rekening mee houden?
| 1 |
Zorg dat je stijl past bij de doelgroepHaal het niet in je hoofd om senioren te benaderen in jip-en-janneketaal. Schrijf snel en modern als je de jeugd wilt raken. Blijf neutraal in een klachtenbrief, al ben je nog zo boos. Wil je dat veel mensen meedoen aan een actie, houd de juridische voorwaarden dan leesbaar. |
| 2 |
Niet oubolligVermijd taalgebruik dat je face-to-face nooit gebruikt. Met name in brieven hebben mensen de neiging om oubollig te schrijven. Voorbeelden daarvan zijn L.S. als aanhef, en afsluitingen als “met de meeste hoogachting, verblijf ik” of “hopend op positieve berichten uwerzijds”. |
| 3 |
De juiste toonOngepast is ook wanneer de toon van je brief haaks staat op de relatie die je met de lezer hebt. Offertes zijn daar een voorbeeld van. Als de sfeer tijdens het verkoopgesprek informeel en plezierig was, mag de toonzetting in de offerte daar best op voortborduren. Wat humor kan productief zijn, maar vraag je ook altijd af of je bij de lezer wel de juiste snaar raakt. Pas op! Een informeel grapje in een gesprek ‘klinkt’ totaal anders als het zwart op wit staat. |
| 4 |
Schrijf namen correct!Zorg dat je de naam van de lezer op de juiste manier spelt. Niets is zo funest als een typfout in de naam van een persoon! Controleer ook of de geadresseerde een man of een vrouw is. Mijn collega Joke zit op de hoogste kast als zij met “Geachte heer Zwaal” wordt aangeschreven. Zo’n brief is bij haar bij voorbaat kansloos. |