10 tips voor een offerte

Voortzetting

Een offerte is een voortzetting van het verkoopgesprek. Je begint dus niet vanaf nul. Je kent de wensen van de potentiële klant. Je hebt koopsignalen ontvangen. Je hebt je een beeld gevormd van je gesprekspartner. In de offerte borduur je voort op die informatie.

Voorstel

Overweeg om niet het woord ‘offerte’ te gebruiken, maar ‘voorstel’. ‘Offerte’ is prijsgericht, terwijl ‘voorstel’ ook veel meer het meedenken met de klant omvat.

Lengte

Je offerte/voorstel is hooguit twee A4’tjes. Overige informatie stuur je mee als bijlage(n).

Geachte heer Janzen

Wil je de offerte niet binnenhalen? Spel dan de naam van je klant fout en noem een vrouw Geachte heer. Spelfouten zijn natuurlijk nooit goed, maar dit zijn de ergste fouten die je kunt maken. Laat je tekst altijd controleren door een ander. Die ziet meer dan jij, omdat jij na veel schrijven, weghalen en herformuleren blind bent geworden voor je eigen missers.

Inleiding

Heel veel offertes beginnen met “Naar aanleiding van ons prettige gesprek, hierbij de offerte voor …” Daarna volgt een overzicht van de kosten. Niet alleen dodelijk saai, maar ook nog eens onpersoonlijk. Bovendien is de constructie stilistisch fout. ‘Hierbij’ doet vermoeden dat de offerte in een bijlage zit, maar meestal is dat niet het geval.

Hoe dan wel? “Op 6 juni hadden wij een plezierig gesprek op uw kantoor. U vroeg ons toen …”

Structuur

Bouw je offerte logisch op en zorg dat de klant niet hoeft te zoeken naar informatie. Herhaal puntsgewijs de vraagstelling van de klant en geef daarop je antwoord. Zet de kosten duidelijk onder elkaar en tel ze op. Vergeet de btw niet.

De meest logische structuur van een offerte:

1.         Inleiding
2.         Uw vraag
3.         Onze oplossing
4.         Uw investering
5.         Afwikkeling

‘Wij’, ‘wij’ en nog eens ‘wij’

Niet doen! De offerte gaat niet over jou of jouw bedrijf. Hij gaat over de vraag van de klant en die komt niet uit de lucht vallen. Je klant heeft hem aangevraagd in een mail of een gesprek. Vat dat gesprek of die mail kort samen. Herhaal zo mogelijk de woorden van de klant letterlijk. En wil je toch iets vertellen over alle mogelijkheden die je biedt? Sluit dan een brochure bij of verwijs naar je website.

Ik maak het verschil

Als je wilt verkopen, moet je het verschil maken. Als je beter bent dan een ander, moet dat in je offerte (of voorstel) duidelijk naar voren komen. Het verschil maak je ook met de toon. Gooi er wat lef tegenaan en begin je offerte bijvoorbeeld met: “Ik hoor het u nog zeggen mijnheer Verhoeven: Ik wil geen gedoe met ICT als we naar het nieuwe pand gaan.”

Zinnen en woorden

Te moeilijk en langdradig is niet goed, maar te kort is ook niks. “Onder dankzegging voor uw aanvraag offreren wij als volgt:” Als dat de enige zin is in je offerte, is dat bijna beledigend naar je klant. Hij heeft het gevoel dat je je ervan afmaakt. Gebruik ook zo min mogelijk jargon, tenzij je zeker weet dat je klant het begrijpt. Dus niet “Uw website voldoet aan alle eisen van SEO”, maar wel “Uw website komt hoog in de zoekresultaten van Google te staan”.

Afwikkeling

Je hebt je best gedaan op de offerte en bent ervan overtuigd dat je een goede aanbieding hebt gedaan. Niet alleen de prijs, maar de complete dienstverlening daaromheen. Die is pas echt een meerwaarde voor de klant. Sluit je offerte/voorstel dan niet af met: “Ik hoop u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan.” Je bent immers zeker van je zaak.

Hoe dan wel? “In de loop van week 32 bel ik u om eventuele vragen te beantwoorden en verdere afspraken te maken.” Je houdt dus zelf de regie.